1633405 ห้องสมุดประชาชน
Public Library
2 (2 - 0)
ผู้สอน : รศ. จุมพจน์ วนิชกุล
โปรแกรมวิชาบรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์
คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์
สถาบันราชภัฏกาญจนบุรี
อ. เมือง กาญจนบุรี 71000
chumpot@hotmail.com
การจัดหาวัสดุ ครุภัณฑ์ห้องสมุด
วัสดุห้องสมุดซึ่งหมายถึง วัสดุตีพิมพ์ หนังสือ วารสาร หนังสือพิมพ์ กฤตภาคและ จุลสาร และวัสดุไม่ตีพิมพ์ ได้แก่ อุปกรณ์โสตทัศนวัสดุทั้งหลายเป็นทรัพยากรห้องสมุดที่มี ความสำคัญต่อการศึกษาค้นคว้าในห้องสมุดประชาชนเป็นอย่างมาก บรรณารักษ์ห้องสมุดประชาชนจำเป็นต้องรู้กระบวนการงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาวัสดุ ครุภัณฑ์ห้องสมุดเหล่านั้น หลักในการคัดเลือกวัสดุที่บรรณารักษ์ควรพิจารณาประกอบมีดังต่อไปนี้ (Book and Magrill 1979 : 4 - 11) คือ
การจัดหาหนังสือ
การจัดซื้อหนังสือ วารสาร หนังสือพิมพ์และอุปกรณ์ครุภัณฑ์ มีวิธีการดำเนินการ ดังนี้
1. หนังสือและวารสาร สามารถบอกรับจากร้านค้าใกล้ห้องสมุดหรือจะบอกรับจากแหล่งผลิตเลยก็ได้ แล้วแต่ทางห้องสมุดจะสะดวก ถ้าบอกรับจากร้านค้าและต้องชำระเงินเป็นรายเดือน ห้องสมุดจะต้องหาเงินมาสำรองในการจ่ายจำนวนหนึ่ง แต่ถ้าบอกรับ จากแหล่งผลิตจะต้องส่งเงินค่าสมาชิกไปล่วงหน้าเป็นรายปี แล้วนำใบเสร็จรับเงินมาขอเบิกเงินภายหลัง
2. หนังสือ ก่อนซื้อหนังสือทุกครั้ง บรรณารักษ์ต้องเลือกซื้อหนังสือให้สอดคล้อง กับนยบายของห้องสมุด โดยสั่งซื้อจากสำนักพิมพ์ห้างร้านต่าง ๆ หรือสั่งซื้อผ่านตัวแทนจำหน่ายแล้วแต่จะสะดวก เมื่อได้รับอนุญาตให้ซื้อหนังสือ ภายในวงเงินที่อนุมัติแล้วก็ดำเนินการจัดซื้อได้ทันที โดยติดต่อกับบริษัทร้านค้าให้จัดหนังสือและนำส่งที่ห้องสมุดซึ่งมักจะมีใบ ส่งของมาพร้อมกับหนังสือ บรรณารักษ์ต้องตรวจสอบรายชื่อหนังสือว่าตรงกับที่สั่งหรือไม่ ถ้าหากชำรุดหรือไม่ตรงกับที่สั่ง คืนกลับไป ถ้าบรรณารักษ์ตรวจหนังสือเรียบร้อยแล้วก็ตรวจใบส่งของหรือใบเสร็จรับเงินให้ถูกต้องด้วย แล้วจึงนำใบส่งของ หรือ ใบเสร็จรับเงินขอเบิกเงินจากเจ้าหน้าที่ฝ่ายการเงินต่อไป
3. การจัดซื้ออุปกรณ์ห้องสมุด ส่วนใหญ่แล้วสั่งซื้อได้จากสมาคมห้องสมุดแห่งประเทศไทย หรือบริษัทร้านค้าต่าง ๆ โดยเขียนจดหมายสั่งซื้ออุปกรณ์ห้องสมุดตามที่ต้องการเมื่อได้รับสิ่งของก็ทำการเบิกเงินต่อไปตามระเบียบการเงิน การขอรับบริจาคหนังสือ เป็นวิธีที่ประหยัดงบประมาณของห้องสมุดโดยเฉพาะในห้องสมุดประชาชน บรรณารักษ์ห้องสมุดที่ดีจะต้องรู้จักแหล่งที่สามารถเขียนจดหมายติดต่อขอ เอกสารต่าง ๆ ได้
แหล่งที่สามารถเขียนจดหมายขอเอกสารมักเป็นหน่วยงานประชาสัมพันธ์ของ กระทรวง ทบวง กรม กอง ต่าง ๆ รวมทั้งฝ่ายประชาสัมพันธ์ของรัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานเอกชนต่าง ๆ บรรณารักษ์มีแบบฟอร์มจดหมายสำหรับขอเอกสาร และหมั่นรวบ รวมชื่อแหล่งที่สามารถขอรับเอกสารฟรีให้ทันสมัยไว้ตลอดเวลา
การแลกเปลี่ยนหนังสือ เป็นวิธีที่สามารถจัดหาหนังสือเข้าห้องสมุดได้จากการเขียนจดหมายขอแลกเปลี่ยนหนังสือ ที่ทางห้องสมุดมีเป็นจำนวนมากที่ซ้ำซ้อนเรื่องกัน บรรณารักษ์จัดทำรายชื่อหนังสือไว้เพื่อทำการแลกเปลี่ยน ห้องสมุดประชาชนส่วนใหญ่แล้วไม่อยู่ในฐานะที่ทำการแลกเปลี่ยนหนังสือได้ เพราะส่วนใหญ่ยังมีหนังสืออยู่เป็นจำนวนน้อยมาก ในการสั่งซื้อหนังสือ บรรณารักษ์ห้องสมุดประชาชนสังกัดกรมการศึกษานอกโรงเรียน มักไม่ค่อยมีส่วนร่วมในการดำเนินการสั่งซื้อ ทั้งนี้เพราะกรมการศึกษานอกโรงเรียนจัดส่งมาให้ หรือเจ้าหน้าที่ของศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนประจำจังหวัด หรือเจ้าหน้า ที่ของศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนประจำภาคเป็นผู้ดำเนินการให้ ซึ่งหน้าที่การสั่งซื้อหนังสือ ควรเป็นอำนาจหน้าที่ของบรรณารักษ์โดยตรง
บรรณารักษ์สามารถติดตามความเคลื่อนไหวเกี่ยวกับตลาดหนังสือได้จากบทความที่เกี่ยวข้องกับหนังสือในวารสาร หรือหนังสือพิมพ์หรือจากบรรณานุกรมร้านค้าซึ่งร้านจำหน่าย หนังสือต่าง ๆ มักจัดส่งไปให ้หรือ บรรณารักษ์จะทำจดหมายขอไป เพื่อจัดเก็บไว้เป็นคู่มือสำหรับการสั่งซื้อหนังสือต่อไป ถ้าหากไม่ทราบรายชื่อบริษัท หรือสำนักพิมพ์ที่จัดจำหน่ายหนังสือ สามารถเช็คที่อยู่ได้จากหนังสือนามานุกรมร้านค้า หรือสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ได้ วิธีการจัดหาหนังสือเข้าห้องสมุดประชาชน ที่เปลืองเงินงบประมาณ หรือใช้เงินของห้องสมุดที่น้อยที่สุด คือ การขอรับบริจาค โดยบรรณารักษ์รวบรวมสถานที่ที่เป็นแหล่งวัสดุ ได้เปล่าได้จากหนังสือนามานุกรมทั่ว ๆ ไปและสมุดรายนามผู้ใช้โทรทัพท์ โดยพิจารณาว่า หน่วยงานทางราชการบริษัทร้านค้า สมาคม องค์การต่าง ๆ ตลอดจนองค์การต่างประเทศ เช่น สถานฑูต สายการบิน เป็นต้น มักจัดพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เพื่อการประชาสัมพันธ์ และแจกจ่ายให้แก่ผู้สนใจ
การขอรับบริจาคที่สะดวกที่สุด คือ การเขียนจดหมายขอส่งไปตามหน่วยงานต่างๆ โดยติดตามผลทุกๆ 1 เดือน ถ้ายังไม่ได้รับเอกสารให้เขียนขอไปใหม่ ด้วยวิธีการเช่นนี้จะ เป็นการเพิ่มจำนวนวัสดุห้องสมุดในห้องสมุดประชาชนอีกวิธีหนึ่ง เนื่องจากหน่วยงานต่าง ๆ ที่กล่าวมา มีฝ่ายประชาสัมพันธ์ เป็นผู้รับผิดชอบในการดำเนินงานเป็นส่วนใหญ่ บรรณารักษ์สามารถจ่าหน้าซอง โดยใช้ตำแหน่งผู้อำนวยการ ฝ่ายประชาสัมพันธ์ หรือผู้จัดการฝ่ายประชาสัมพันธ์
ตัวอย่าง
แบบฟอร์มการสั่งซื้อหนังสือ
(แบบที่ 1)
เรื่อง สั่งซื้อหนังสือ
เรียน
ห้องสมุดประชาชนตำบลหนองบัว มีความประสงค์สั่งซื้อหนังสือชื่อ ...............................................................
............................ราคาเล่มละ...........บาท จำนวน......เล่ม เมื่อทางห้องสมุดได้รับหนังสือเรียบร้อยแล้ว จะส่งเงินชำระทาง
ธนาณัติต่อไป
จึงเรียนมาเพื่อทราบและกรุณาจัดส่งหนังสือดังกล่าวพร้อมด้วยใบส่งของหรือใบทวงหนี้ไปยังห้องสมุด ถ้าหากมีรายละเอียดอื่นใด กรุณาแจ้งให้ทราบด้วย จักขอบพระคุณยิ่ง
ตัวอย่าง
แบบฟอร์มการสั่งซื้อหนังสือ
(แบบที่ 2)
เรื่อง สั่งซื้อหนังสือ
เรียน
ห้องสมุดประชาชนตำบลหนองบัว มีความประสงค์ขอสั่งซื้อหนังสือตามรายชื่อต่อไปนี้
จึงเรียนมาเพื่อทราบและกรุณาจัดส่งหนังสือดังกล่าวพร้อมใบส่งของไปยังห้องสมุด เมื่อทางห้องสมุดได้รับหนังสือเรียบร้อยแล้ว จะส่งเงินมาชำระทางธนาณัติต่อไป ถ้าหากมี รายละเอียดอื่นใด กรุณาแจ้งให้ทราบด้วย จักขอบพระคุณยิ่ง
ตัวอย่าง
แบบฟอร์มการส่งเงินค่าซื้อหนังสือ
เรื่อง ส่งเงินค่าซื้อหนังสือ
เรียน
ตามที่ห้องสมุดประชาชนตำบลหนองบัว ได้สั่งซื้อหนังสือจากท่าน ตามรายการ ข้างล่างนี้
บัดนี้ห้องสมุดได้รับหนังสือดังกล่าวข้างต้นเรียบร้อยแล้ว จึงได้ส่งเงินจำนวน .............. บาท (..............................................) ทางธนาณัติสั่งจ่าย ปท. ................. เมื่อท่านได้รับแล้วกรุณาส่งใบเสร็จรับเงินไปให้ทางห้องสมุดด้วย จักขอบพระคุณยิ่ง
ตัวอย่าง
แบบฟอร์มการเขียนหนังสือขอรับบริจาคหนังสือ
เรื่อง ขอหนังสือและวัสดุให้ห้องสมุด
เรียน
เนื่องด้วยห้องสมุดประชาชนตำบลหนองบัวกำลังปรับปรุงการดำเนินงานห้องสมุด ห้องสมุดเพิ่งเริ่มจัดตั้งดำเนินการใหม่ ยังขาดแคลนวัสดุสำหรับการอ่านของประชาชนในตำบลอยู่อีกมาก มีความประสงค์ใคร่ของรับบริจาค และวัสดุอื่น ๆ ที่หน่วยงานของท่านได้จัดทำเพื่อการประชาสัมพันธ์ ทั้งนี้ทางห้องสมุดประชาชนเห็นว่าจะมีประโยชน์ต่อการให้บริการ ภายในห้องสมุดเป็นการเพื่มพูนความรู้ให้กับประชาชนนักเรียนได้เป็นอย่างดีจึงขอความกรุณาได้จัดส่งหนังสือ และ วัสดุที่หน่วยงานของท่าน ได้จัดทำไปยังห้องสมุดด้วย
จึงเรียนมาเพื่อโปรดอนุเคราะห์ให้ความช่วยเหลือ ขอขอบพระคุณมา ณ โอกาสนี้
ตัวอย่างการจ่าหน้าซองจดหมาย
(กรณีการขอรับบริจาคหนังสือ)
ตัวอย่าง
แบบฟอร์มการตอบขอบคุณ
เรื่อง ตอบขอบคุณ
เรียน
ตามที่ท่านได้ส่งหนังสือ/วารสาร ตามรายการ ข้างล่างต่อไปนี้
ห้องสมุดประชาชนตำบลหนองบัวได้รับแล้วด้วยความขอบพระคุณอย่างสูง ได้จัดให้บริการภายในห้องสมุดต่อไป และหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์ในโอกาสต่อไป
การเตรียมหนังสือ
การเตรียมหนังสือ เป็นส่วนหนึ่งของงานเทคนิคห้องสมุด มีหน้าที่เตรียมหนังสือออกไปให้กับฝ่ายบริการ การเตรียมหนังสือ มีหลักการที่สำคัญ คือ เตรียมอย่างถูกต้องและ รวดเร็ว ลำดับขั้นตอนในการเตรียมหนังสือ
ขั้นตอนการปฎิบัติงาน ตรวจสอบความเรียบร้อย
เมื่อหนังสือถูกส่งมายังฝ่ายจัดเตรียม บรรณารักษ์จะต้องตรวจสอบความเรียบร้อย ดังต่อไปนี้คือ
ประทับตรา
คราที่จะใช้ประทับ ควรเป็นตรายางที่มีขนาดเหมาะสม แล้วแต่ห้องสมุดแต่ละแห่งจะเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะใช้ขนาดไหน ให้เหมาะสมกับหนังสือที่มีอยู่ในห้องสมุด การประทับตราควรจะต้องกระทำกับหนังสือทุกเล่ม และควรมีเกณฑ์ในการประทับตรา ในหน้าต่าง ๆ ของหนังสือ ดังนี้
การประทับตราของห้องสมุด มักประทับตรากลางหน้ากระดาษ ด้านบนของหนังสือ ถ้าเป็นตรายางสี่เหลี่ยมผืนผ้า มักประทับตรากลางหน้ากระดาษด้านล่างของหนังสือ
ในการประทับตราหนังสือ สำหรับตราทุกประเภท มีหลักที่ควรคำนึงถึง คือ
ลงทะเบียนหนังสือ
การลทะเบียนหนังสือ เป็นการทำบัญชีพัสดุห้องสมุดอย่างหนึ่ง รายละเอียดอุปกรณ์ที่ใช้ในการลงทะเบียน มีดังนี้
1. สมุดลงทะเบียน สามารถทำเองได้ไม่ยาก โดยทั่วไปใช้สมุดปกแข็งขนาดใหญ่ มาตีตารางตามรายการที่ต้องการ เนื่องจากรายการมีหลายช่อง อาจมีความต้องการ ใช้สมุดต่อกัน 2 หน้า รายการในตารางมี วัน, เดือน, ปี เลขทะเบียน ผู้แต่ง ชื่อเรื่อง สำนักพิมพ์ ปีที่พิมพ์ ราคา หมายเหตุ
2. เครื่องประทับตัวเลข เลขทะเบียน นั้น อาจเขียนด้วยมือได้ แต่ถ้าใช้เตรื่อง ประทับตัวเลขแล้วจะช่วยให้เรียบร้อย และชัดเจนกว่าการเขียนด้วยมือ
วิธีการลงทะเบียน มีวิธีปฎิบัติดังนี้
จัดหมู่และการร่างบัตรรายการ
ข้อปฎิบัติก่อนการร่างบัตรรายการ (การเขียนสลิปบัตรรายการ)
ตามหลักการที่นิยมทั่วไป มักจะแบ่งหนังสือออกเป็น 2 ประเภท ตามลักษณะการให้บริการ คือ
หนังสือธรรมดาในห้องสมุดประชาชน เป็นหนังสือทั่วไป จัดซื้อตามวัตถุประสงค์ของห้องสมุด บรรณารักษ์ควรคำนึงถึงสัดส่วน ของอัตราหนังสือสำหรับเด็กด้วย หนังสือเด็ก ส่วนใหญ่มักเป็นหนังสือภาพ จึงควรคำนึงถึงมาตรฐานในการจัดพิมพ์หนังสือสำหรับเด็กด้วย หนังสือเด็กส่วนใหญ่มักเป็นหนังสือภาพ จึงควรคำนึงมาตรฐานในการจัดพิมพ์หนังสือของสำนักพิมพ์ต่าง ๆ ตามปกติ และ การซื้อหนังสือ ควรจะเป็นการซื้อหนังสือสำหรับเด็ก หนังสือบันเทิงคดี และหนังสือวิชาการทั่วไป
ปรับปรุงล่าสุด วันที่ 9 มิถุนายน 2544
รศ. จุมพจน์ วนิชกุล
chumpot@hotmail.com