1633405 ห้องสมุดประชาชน
Public Library
2 (2 - 0)

ผู้สอน : รศ. จุมพจน์ วนิชกุล
โปรแกรมวิชาบรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์
คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์
สถาบันราชภัฏกาญจนบุรี
อ. เมือง กาญจนบุรี 71000
chumpot@hotmail.com

งานสารบรรณของห้องสมุด

งานสารบรรณ คือ งานที่ทำด้วยหนังสือ นับตั้งแต่คัดร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จดจำ ทำสำเนา ส่ง รับ บันทึก ย่อเรื่อง เสนอ สั่งการ ตอบ เก็บเข้าที่ และค้นหา บรรณารักษ์ จำเป็นต้องเกี่ยวข้องกับงานนี้ จำต้องมีความรู้เพื่อจะได้ทำเองหรือเสนอแนะผู้อื่นได้

ระเบียบงานสารบรรณที่บรรณารักษ์ควรศึกษาเพื่อความสะดวกต่อการปฎิบัติงานใน ห้องสมุด คือ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซึ่งเริ่มใช้บังคับตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน พ.ศ. 2526 เป็นต้นไป (สวัสดิการสำนักงาน ก.พ. 2526 : 1) ระเบียบนี้กล่าวถึง งานสารบรรณ 4 หมวด คือ ชนิดของหนังสือ การรับและส่งหนังสือ การเก็บ รักษา ยืม และทำลายหนังสือ และมาตรฐาน ตรา แบบฟอร์ม ซึ่งพอสรุปความสำ คัญของแต่ละหมวด ดังต่อไปนี้

ชนิดและหนังสือราชการ

หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ มี 6 ชนิดคือ

1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
4. หนังสือสั่งการและโฆษณา
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

1. หนังสือภายนอก คือ หนังสือที่มีมาระหว่างกระทรวง หรือส่วนราชการต่างประเทศ หรือส่วนราชการที่ถึงบุคคลภายนอก โดยใช้กระดาษตราครุฑ ข้อความตอนนี้ หมายความว่า หนังสือภายนอก เป็นหนังสือที่เข้าในลักษณะใดลักษณะหนึ่ง

ก. หนังสือที่มีไปมาระหว่างกระทรวง เช่น หนังสือจากกระทรวงกลาโหมถึงกระ ทรวงมหาดไทย
ข. ส่วนราชการต่างกระทรวง เช่น กรมการปกครองกระทรวงมหาดไทยมีหนัง สือถึงกรมสามัญ กระทรวงศึกษาธิการ เป็นต้น
ค. ส่วนราชการมีถึงบุคคลภายนอก เช่น กระทรวงเกษตร มีหนังสือถึง นาย แคล้ว กล้าหาญ เป็นต้น

2. หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือ ภายนอก เป็นหนังสือติดต่อ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยใช้กระดาษบันทึกข้อความ (สวัสดิการสำนักงาน ก.พ. 2526 : 2-3)

การบันทึก คือ การเขียนข้อความเสนอ ผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาส่ง ผู้ใต้ บังคับบัญชาหรือระหว่างข้าราชการในกระทรวง ทบวง กรมเดียวกัน เพื่ออำนวยความสะ ดวกในการติดต่อและสั่งงาน บันทึกแบ่งเป็น 4 ประเภทคือ

บันทึกย่อเรื่อง
บันทึกรายงาน
บันทึกความเห็น
บันทึกติดต่อและสั่งการ

บันทึกข้อความ

(ตราครุฑ) บันทึกข้อความ
ส่วนราชการ.................................................................................................................
ที่.............วันที่..............................................................................................................
เรื่อง..............................................................................................................................
คำขึ้นต้น
(ข้อความ)
....................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

ลงชื่อ............................
(พิมพ์ชื่อเต็ม)
(ตำแหน่ง)

3. หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป เป็นหนังสือที่ใช้ได้ภายในและภานนอก โดยใช้ข้าราชการตำแหน่งหัวหน้ากอง หรือผู้ได้รับมอบหมาย เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อ กำกับตรา กำหนดให้ใช้กรณีดังนี้

1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม
2. การส่งสำเนาหนังสือ สั่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้ว ในส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง
4. การเตือนเรื่องค้าง
5. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน

แบบหนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ

ตราครุฑ
ที่ ................
ถึง ส่วนราชการ ................................
(ข้อความ)..................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
....................................................................................................................................

(ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก)
(ตราชื่อส่วนราชการ)
(ลงชื่อย่อกำกับตรา)
(วัน เดือน ปี)
(ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
โทร หรือที่ตั้ง)

4. หนังสือสั่งการ หมายถึง หนังสือที่จัดทำขึ้นมีความหมายโดยเฉพาะ คือ เพื่อการสั่ง ติดต่อกับบุคคลภายนอก หรือข้าราชการ มี 3 ประเภท คือ

คำสั่ง
ระเบียบ
ข้อบังคับ

คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฎิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้ กระดาษตราครุฑ

ระเบียบ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจ ของกฎหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฎิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ

ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจ ของกฎหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์ หมายความถึง หนังสือที่จัดทำขึ้นเพื่อการประชาสัมพันธ์มี 3 ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะ แนวทางปฏิบัติ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจ การของทางราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ข่าว คือ บรรดาข้อความ ที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ ทางราชการทำขึ้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึง ส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิดคือ หนังสือรับรอง รายงานการประมุชม บันทึกและหนังสืออื่น

หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้ เพื่อรับรองแก่บุคคล นิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไป จำเพาะเจาะจง
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติที่ประชุม ไว้เป็นหลักฐาน
บันทึก คือ ข้อความซึ่งอยู่ใต้บังคับบัญชา เสนอต่อผู้บังคับบัญชาหรือผู้บังคับบัญชาสั่ง การแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา
หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจากการปฎิบัติงานของ เจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในทางราชการ (สวัสดิการสำนักงาน ก.พ. 2526 : 6-11)

การทำสำเนา

สำเนา คือ เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบับ การจัดทำสำเนากระทำได้หลายวิธี เช่น คัด ถ่าย อัด เป็นต้น เอกสารทางราชการจำเป็นจะต้องมีสำเนา เพราะ ต้นฉบับใช้ดำเนินการเปลี่ยนมือกันหรืออาจเป็นเรื่อง ที่ต้องส่งให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและคนจะใช้ต้นฉบับทุกคนไม่ได้ ก็จำต้องทำสำเนาส่งให้ผู้ที่มีความสำคัญรองลงไป อีกประการหนึ่ง เจ้าของเรื่องควรจะได้มีสำเนาไว้เป็นหลักฐานของตนเอง

การทำสำเนาแยกได้เป็น 2 แบบ แบบหนึ่งใช้วิธีคัดหรือลอกจากต้นฉบับ สำเนาชนิดนี้จำเป็น ต้องมีการตรวจทางเพื่อความถูกต้อง นอกจากจะต้องมีการรับรองสำเนาแล้ว ควรมีการลงลายมือชื่อผู้พิมพ์ ผู้ทานไว้ด้วย สำเนาชนิดนี้ควรถูกต้อง ควรจะแน่นอน อาศัยความละเอียดถี่ถ้วยของผู้พิมพ์ ผู้ทานด้วย ถ้ามีข้อสงสัยว่าข้อความอาจไม่ถูก ก็ควรสอบจากต้นฉบับโดยใช้กระดาษคาร์บอนสอดระหว่าง ต้นฉบับกระดาษที่จะใช้ทำสำเนา เมื่อพิมพ์หรือ เขียนติดฉบับก็ติดเป็นสำเนาไปด้วยในตัว หรือถ่ายจากต้นฉบับด้วยเครื่องถ่ายภาพ หรืออัดด้วยเครื่องมืออัดสำเนา โดยวิธีให้หมึกที่ต้นฉบับ ที่ติดกระดาษสำเนาแบบหลังนี้ ถอดจาก ต้นฉบับโดยตรงฉะนั้นความผิดพลาดจากต้นฉบับจึงไม่มี เพื่อให้การเรียกสำเนาทั้ง2แบบนี้เข้าใจแตกต่างกัน จึงเรียกสำเนาแบบหลังนี้ว่าสำเนาคู่ฉบับ (ฉวีลักษณ์ บุณยะกาญจน 2522 : 227)

สำเนาคู่ฉบับของหนังสือราชการเป็นหลักฐานที่สำคัญในราชการ ฉะนั้นระเบียบ งานสารบรรณจึงบังคับให้มีสำเนาคู่ฉบับไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ ผู้ที่ลงชื่อในต้นฉบับอาจลงชื่อ เต็มหรือชื่อย่อในสำเนาคู่ฉบับเดียวกัน ที่ลงในต้นฉบับก็ได้ ในกรณีนี้ถือว่าได้เป็นผู้ตรวจคน สุดท้ายได้ เพราะหลักฐานเท่ากัน

การรับและส่งหนังสือ การรับและส่งหนังสือ ได้แก่ กระบวนการปฏิบัติเกี่ยวกับการรับและส่งหนังสือจากหนังสือทั้ง ของเอกชนและราชการ โดยหนังสือที่รับ หมายถึง หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก มีการประทับตรารับหนังสือ โดยลงเลขรับ ลงวันที่ที่ได้รับ และลงเวลาที่ได้รับหนังสือ ส่วนหนังสือส่ง หมายถึง หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติไปตามระเบียบของงานสารบรรณ ( สวัสดิการสำนักงาน ก.พ.2526 : 12 - 15 )

การเก็บรักษา ยืม และทำลายหนังสือ

การเก็บหนังสือแบ่งออกเป็น การเก็บระหว่างปฎิบัติ การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว และการเก็บไว้ เพื่อใช้ในการตรวจสอบ
การเก็บระหว่างปฎิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฎิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับ ผิดชอบของเจ้าของเรื่อง โดยให้กำหนดวิธีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฎิบัติงาน
การเก็บเมื่อปฎิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฎิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และ ไม่มีอะไรที่จะต้องปฎิบัติต่อไปอีก ส่งเก็บไปให้หน่วยเก็บที่ส่วนราชการนั้น ๆ กำหนด การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฎิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่จำเป็นต้องใช้ใน การตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกในการส่งเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการให้เจ้าของเรื่องเก็บเป็นเอกเทศ การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว อนุญาตให้ยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ โดยผู้ยืม และผู้อนุญาตให้ยืม ต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป ส่วนการยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป บุคคลภายนอกไม่มีสิทธิ์ในการยืม หนังสือราชการ ยกเว้นจะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือเท่านั้น

การทำลายหนังสือนั้น ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือสำรวจหนังสือที่ครบกำหนดอายุการเก็บ ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฎิทิน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เอง หรือที่ฝากเก็บไว้ที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทำหนังสือขอทำลาย เสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณา แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ (สวัสดิการสำนักงาน ก.พ. 2526 : 16-23)

มาตรฐานตรา แบบพิมพ์ และซอง

ระเบียบงานสารบรรณ ได้กำหนดมาตรฐานตรา แบบพิมพ์และซองไว้ดังต่อไปนี้
ตราครุฑสำหรับแบบพิมพ์มี 2 ขนาด คือ ขนาดตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร และ ขนาดสูง 1.5 เซนติเมตร
มาตรฐานกระดาษ โดยปกติให้ใช้กระดาษปอน์ดขาว น้ำหนัก 60 กรัมต่อตารางเมตร มี 3 ขนาด คือ ขนาดเอ 4 (ขนาด 210 ม.ม. x 297 ม.ม.) ขนาด เอ 5 (ขนาด 148 ม.ม. x 210 ม.ม.) และขนาดเอ 8 (52 ม.ม. x 74 ม.ม.) มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัมต่อตารางเมตร เว้นแต่ซองขนาดซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ ขนาดซี 4 (ขนาด 229 ม.ม. x 324 ม.ม.) ขนาดซี 5 (ขนาด 162 ม.ม. x 229 ม.ม.) ขนาดซี 6 (ขนาด 114 ม.ม. x 162 ม.ม.) และขนาดดีแอล (ขนาด 110 ม.ม.x 220 ม.ม.) (สวัสดิการสำนักงาน ก.พ. 2526 : 24-26)

หน้าสารบัญ

ปรับปรุงล่าสุด วันที่ 9 มิถุนายน 2544
รศ. จุมพจน์ วนิชกุล
chumpot@hotmail.com