1633405 ห้องสมุดประชาชน
Public Library
2 (2 - 0)

ผู้สอน : รศ. จุมพจน์ วนิชกุล
โปรแกรมวิชาบรรณารักษศาสตร์และสารนิเทศศาสตร์
คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์
สถาบันราชภัฏกาญจนบุรี
อ. เมือง กาญจนบุรี 71000
chumpot@hotmail.com

การเขียนโครงการ

ในการปฏิบัติงานห้องสมุดควรจะมีการเขียนโครงการ ห้องสมุดหนึ่ง ๆ อาจจะมีโครงการหลายอย่าง เช่น โครงการเครีบมการจัดห้องสมุด โครงการปรับปรุงห้องสมุด โครงการจัดกิจการ โครงการจัดนิทรรศการ เป็นต้น โครงการซึ่งเปรียบเทียบแนวทางของ การบริหารหรือแผนการดำเนินงานของห้องสมุด มีประโยชน์หลายอย่างดังต่อไปนี้ (อัมพร ปั้นศรี 2522:44-45) คือ

1. โครงการเป็นเสมือนเครื่องชี้แนวความคิดของบรรณารักษ์ให้ผู้บังคับบัญชาและ ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานห้องสมุด ได้รู้ว่าห้องสมุดจะทำอะไรบ้าง ลักษณะงานเป็นอย่างไร ห้องสมุดจะได้รับความเอาใจใส่มากขึ้น ทั้งนี้จะเป็นเครื่องสนับสนุน ให้ห้องสมุดได้รับความช่วยเหลือจากผู้บังคับบัญชาในการด้านการเงิน กำลังคนช่วยงาน และโอกาสที่จะได้ทำงาน ห้องสมุดให้เจริญก้าวหน้ายิ่งขึ้น
2. โครงการเปรียบเสมือนเป็นแนวความคิดและช่วยความจำของบรรณารักษ์ให้ได้ทราบไว้ล่วงหน้าว่าจะทำอะไร อย่างไร และเมื่อไร ทำให้งานเจริญรุดหน้าไปได้อย่างรวดเร็ว
3. โครงการเป็นเปรียบเสมือนเป็นแนวทางให้บรรณารักษ์บริหารงานห้องสมุด ได้สำเร็จลุล่วงตรงตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
4. เมื่อผู้บริหารหรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้รับหลักการของโครงการและมีความเห็นชอบด้วย ก็จะเป็นเครื่องประกันให้ผู้บริการงาน รับผิดชอบและดำเนินงานไปตามแนวที่วางไว้
5. เป็นเครื่องประเมินผลงานได้เป็นอย่างดี เพราะในโครงการนั้นได้วางเป้าหมายไว้เพื่อได้ปฎิบัติงานไปจนสิ้นกำหนด ที่บ่งบอกไว้ในโครงการแล้ว ก็ใช้โครงการนั้นเป็นเครื่องประเมินผลงานว่าทำไปได้สำเร็จตรงตามความมุ่งหมาย หรือไม่ ถ้าหากทำไม่ได้จะได้ ศึกษาดูว่ามีปัญหาอะไรบ้าง ซึ่งจะได้แก้ไขในโอกาสต่อไป

หลักการเขียนโครงการ แบ่งได้ 2 ประเภทคือ

1. โครงการระยะสั้น
2. โครงการระยะยาว

โครงการระยะสั้น เป็นแผนการปฎิบัติงานที่ใช้เวลาไม่มาก อาจจัดทำและปฎิบัติ เสร็จสิ้นภายใน 1 วัน 1 อาทิตย์ หรือ 1เดือน เช่น โครงการจัดอบรมทางวิชาการ โครงการจัดนิทรรศการเนื่องในเทศกาล โครงการประชาสัมพันธ์ เป็นต้น

โครงการระยะยาว เป็นแผนการปฎิบัติงานที่ใช้ระยะเวลามากอาจใช้ทุนในการดำเนินงานสูง เช่น โครงการปรับปรุงห้องสมุด โครงการจัดหาหนังสือหรือแผนพัฒนาห้องสมุดระยะยาว เป็นต้น

การเตรียมการเขียนโครงการ

การเตรียมการเขียนโครงการเป็นขั้นตอนสำคัญขั้นตอนหนึ่ง ซึ่งผู้มีหน้าที่ศึกษาค้นคว้าข้อมูลประกอบอย่างถี่ถ้วน และควรคำนึงถึงเรื่องที่เกี่ยวข้องต่อไปนี้

1. การจัดเตรียมและเขียนโครงการ ต้องจัดทำอย่างรอบคอบ บอกรายละเอียดทุกขั้นตอน เพื่อผู้อื่นสามารถเข้าใจและปฎิบัติได้
2. โครงการบางโครงการอาจจะเกีดขึ้นจากความต้องการในอนาคต หรือ อาจจะเกิดขึ้นจากปัญหาและข้อมูลที่นำมาวิเคราะห์ แล้วพบว่าจำเป็นที่จะต้องทำโครงการขึ้นมาเพื่อแก้ปัญหาเหล่านั้น
3. ในการเตรียมเขียนโครงการแต่ละขั้นตอน ควรจะคำนึงถึงเค้าโครงใหญ่ ๆ ที่สำคัญ คือ
- จะต้องจัดหาและเตรียมอะไรบ้าง เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณา การจัดทำขั้นตอนต่าง ๆ
- ขั้นตอนการดำเนินงาน
- ผลที่คาดหวังหรือได้รับจากการทำขั้นตอนต่าง ๆ
- จะนำผลจากการเตรียมและผลที่ได้รับไปทำอะไร เพื่ออะไร
- แก้ไขปัญหาหรือสนองความต้องการของหน่วยงาน องค์การและท้องถิ่น
- มีความเป็นไปได้ โดยมีทรัพยากรทุกด้านเพียงพอจะดำเนินการหรือสามารถ จัดหามาเพิ่มเติมได้จนเพียงพอ
- มีรายละเอียดโครงการที่แน่ชัด เช่น จะทำอะไร ทำไม ที่ไหน เมื่อไร ใครได้รับประโยชน์ ค่าใช้จ่ายอย่างไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ วิธีดำเนินการ อย่างไร ความสัมพันธ์กับโครงการอื่นเช่นไร และการติดตามประเมินผล อย่างไร เป็นต้น

องค์ประกอบของโครงการ

องค์ประกอบพื้นฐานในโครงการแต่ละโครงการนั้นควรจะมีดังนี้

1. ชื่อแผนงาน เป็นการกำหนดชื่อให้ครอบคลุมโครงการเดียวหรือหลายโครงการที่มีลักษณะงานไปในทิศทางเดียวกัน เพื่อแก้ไขปัญหาหรือสนองวัตถุประสงค์หลักที่กำหนดไว้
2. ชื่อโครงการ ให้ระบุชื่อโครงการตามความเหมาะสม มีความหมายชัดเจน และเรียกเหมือนเดิมทุกครั้งจนกว่า โครงการจะแล้วเสร็จ
3. หลักการและเหตุผล ใช้ชี้แจงรายละเอียดของปัญหาและความจำเป็นที่เกิดขึ้นที่จะต้องแก้ไข ตลอดจนชี้แจงถึงผลประโยชน์ที่จะได้รับจากการดำเนินงานตามโครงการ และหากเป็นโครงการที่จะดำเนินการ ตามนโยบาย หรือสอดคล้องกับแผนจังหวัดหรือแผนพัฒนา เศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ หรือแผนอื่นๆ ก็ควรชี้แจงด้วย ทั้งนี้ผู้เขียน โครงการบางท่านจะเพิ่มเติมข้อความว่าถ้าไม่ทำโครงการดังกล่าวผลเสียหายโดยตรง หรือผลเสียหายในระยะยาวจะเป็นอย่างไร เพื่อให้ผู้อนุมัติโครงการได้เห็นประโยชน์ของโครงการกว้างขวางขึ้น
4. วัตถุประสงค์ เป็นการบอกให้ทราบว่า การดำเนินงานตามโครงการนั้นมี ความต้องการให้อะไรเกิดขึ้น วัตถุประสงค์ที่ควรจะระบุไว้ควรเป็นวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ปฎิบัติได้ วัดและประเมินผลได้ ในระยะหลัง ๆ นี้นักเขียนโครงการที่มีผู้นิยมชมชอบ มักจะเขียนวัตถุประสงค์เป็นวัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรมเขียนให้เป็นรูปธรรมมากว่าเขียนเป็น นามธรรม การทำโครงการหนึ่ง ๆ อาจจะมีวัตถุประสงค์มากกว่า 1 ข้อได้ แต่ทั้งนี้การเขียนวัตถุประสงค์ไว้มาก อาจจะทำให้ผู้ปฎิบัติมองไม่ชัดเจน และอาจจะดำเนินการให้บรรลุวัตถุประสงค์ไม่ได้ ดังนั้นจึงนิยมเขียนวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ปฎิบัติได้ วัดได้ เพียง 1-3 ข้อ
5. เป้าหมายให้ระบุว่าจะดำเนินการสิ่งใด โดยพยายามแสดงให้ปรากฎเป็นรูปตัวเลข หรือจำนวนที่จะทำภายใน ระยะเวลาที่กำหนด
6. วิธีดำเนินการหรือกิจกรรมหรือขั้นตอนการดำเนินงาน คือ งานหรือภารกิจ ซึ่งจะต้องปฎิบติในการดำเนินโครงการ ให้บรรลุวัตถุประสงค์ ในระยะการเตรียมโครงการจะรวบรวมกิจกรรมทุกอย่างไว้แล้วนำมาจัดลำดับว่า ควรจะทำสิ่งใดก่อน - หลัง หรือพร้อม ๆ กันและเขียนไว้ตามลพดับ จนถึงขั้นตอนสุดท้ายที่ทำให้โครงการบรรลุวัตถุประสงค์
7. ระยะเวลาการดำเนินงานโครงการ คือ การระบุระยะเวลาตั้งแต่เริ่มต้น โครงการจนเสร็จสิ้นโครงการ ปัจจุบันนิยมระบุ วัน-เดือน-ปีที่เริ่มต้นและเสร็จสิ้น การระบุ จำนวนความยาวของโครงการ เช่น 6 เดือน, 2 ปี โดยไม่ระบุเวลาเริ่มต้น - สิ้นสุด เป็นการกำหนดระยะเวลาที่ไม่สมบูรณ์
8. งบประมาณ เป็นประมาณการค่าใช้จ่ายทั้งสิ้นของโครงการ ซึ่งควรจำแนกรายการค่าใช้จ่ายได้อย่างชัดเจน งบประมาณอาจแยกออกได้เป็น 3 ประเภท คือ
- เงินงบประมาณช่วยเหลือจากต่างประเทศ
- เงินกู้และเงินช่วยเหลือจากต่างประเทศ
- เงินนอกงบประมาณอื่น ๆ เช่น เงินเอกชนหรือองค์การเอกชน เป็นต้น
การระบุยอดงบประมาณ ควรระบุแหล่งที่มาของงบประมาณด้วย นอกจากนี้หัวข้อนี้สามารถระบุทรัพยากรอื่นที่ต้องการ เช่น คน วัสดุ ฯลฯ

9. เจ้าของโครงการหรือผู้รับผิดชอบโครงการ เป็นการระบุเพื่อให้ทราบว่า หน่วยงานใดเป็นเจ้าของหรือรับผิดชอบโครงการ โครงการย่อย ๆ บางโครงการระบุเป็น ชื่อบุคคลผู้รับผิดชอบเป็นรายโครงการได้
10. หน่วยงานที่ให้การสนับสนุน เป็นการให้แนวทางแก่ผู้อนุมัติและผู้ปฎิบัติว่าใน การดำเนินการโครงการนี้ ควรจะประสานงานและขอความร่วมมือกับหน่วยงานใดบ้างเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้
11. การประเมินผล บอกแนวทางว่าการติดตามประเมินผลควรทำอย่างไรในระยะเวลาใด และใช้วิธีการอย่างไรจึงจะเหมาะสม ซึ่งผลของการประเมินสามารถนำมาพิจารณาประกอบการดำเนินการ เตรียมโครงการที่คล้ายคลึงหรือเกี่ยวข้องในเวลาต่อไป
12. ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ เมื่อโครงการนั้นเสร็จสิ้นแล้ว จะเกิดผลอย่างไรบ้าง เรื่องนี้สามารถเขียนทั้งผลประโยชน์ โดยตรงและผลประโยชน์ในด้านผลกระทบของโครงการด้วยได้

ลักษณะโครงการที่ดี

โครงการที่ดีมีลักษณะ ดังนี้

1. เป็นโครงการที่สามารถแก้ปัญหาของท้องถิ่นได้
2. มีรายละเอียด เนื้อหาสาระครบถ้วน ชันเจน และจำเพาะเจาะจง โดยสามารถตอบคำถามต่อไปนี้ คือ
- โครงการอะไร - ชื่อโครงการ
- ทำไมจึงต้องริเริ่มโครงการ
- หลักการและเหตุผล
- ทำเพื่ออะไร
- วัตถุประสงค์
- ปริมาณที่จะทำอย่างไร
- เป้าหมาย
- ทำอย่างไร
- วิธีดำเนินการ
- จะทำเมื่อไร นานเท่าไร
- ระยะเวลาดำเนินการ
- ใช้ทรัพยากรเท่าไร และได้มาจากไหน
- งบประมาณ แหล่งที่มา
- ใครทำ
- ผู้รับผิดชอบโครงการ
- ต้องประสานงานกับใคร
- หน่วยงานที่ให้การสนับสนุน
- บรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่
- การประเมินผล
- เมื่อเสร็จสิ้นโครงการแล้วได้อะไร
- ผลประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ

3. รายละเอียดของโครงการดังกล่าว ต้องมีความเกี่ยวเนื่องสัมพันธ์กัน เช่น วัตถุประสงค์ ต้องสอดคล้องกับหลักการและเหตุผล วิธีดำเนินการต้องเป็นทางที่ทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ได้ ฯลฯ เป็นต้น
4. โครงการที่ริเริ่มขึ้นมาต้องมีผลอย่างน้อยที่สุดอย่างใดอย่างหนึ่งในหัวข้อ ต่อไปนี้

- สนองตอบ สนับสนุนนโยบายระดับจังหวัดหรือนโยบายส่วนรวมของประเทศ
- ก่อให้เกิดการพัฒนาทั้งเฉพาะส่วนและการพัฒนาโดยส่วนรวมของประเทศ
- แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ตรงจุดตรงประเด็น

5. รายละเอียดในโครงการมีพอที่จะเป็นแนวทางให้ผู้อื่นอ่านแล้วเข้าใจและ สามารถดำเนินการตามโครงการได้
6. เป็นโครงการที่ปฎิบัติได้และสามารถติดตามและประเมินผลได้ (อธิปัตย์ คลี่สุนทร 2526:290-294)

หน้าสารบัญ
รศ. จุมพจน์ วนิชกุล
chumpot@hotmail.com